36協定とは？4月更新前に確認したい協定書と協定届の違いを社労士が解説

4月は、新年度のスタートに合わせて労務関係の見直しを行う会社が多い時期です。
その中でも、この時期に特に確認しておきたいのが36協定です。

「毎年出しているけれど、内容をきちんと理解できているか少し不安」
「協定書と協定届の違いがよく分からない」
「前年の書類を参考に更新しているけれど、このままで大丈夫だろうか」

このようなお悩みをお持ちの事業者様も多いのではないでしょうか。

今回は、4月更新の会社が多い36協定について、基本的な仕組み、協定書と協定届の違い、実務上の注意点を、社会保険労務士の視点からやさしく解説します。

36協定とは？残業や休日出勤に必要な労使協定

36協定とは、法定労働時間を超える時間外労働や、法定休日の労働を行うために必要な労使協定です。

正式には、労働基準法第36条に基づく協定であるため、「36協定（サブロク協定）」と呼ばれています。

会社は原則として、1日8時間・1週40時間を超えて労働させることはできません。
また、法定休日に労働させる場合も、あらかじめ必要な手続きを取っておく必要があります。

そのため、残業や休日出勤が発生する可能性のある会社では、事前に36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出ることが必要になります。

なぜ4月に36協定を更新する会社が多いのか

36協定の有効期間は会社ごとに定めることができますが、実務上は4月1日から翌年3月31日までとしている会社が多く見られます。

その理由としては、次のような点が挙げられます。

• 新年度の組織体制に合わせて見直しやすい

• 年間休日カレンダーや就業規則との整合を取りやすい

• 労務管理の区切りとして分かりやすい

そのため、3月から4月にかけては、36協定の作成や届出、更新に関するご相談が増える傾向があります。

36協定は会社ごとではなく「事業場ごと」に必要

36協定を考えるうえで、まず押さえておきたいのが、協定は会社単位ではなく事業場単位で締結・届出をするという点です。

たとえば、本社のほかに支店や営業所、工場などがある場合には、それぞれの事業場ごとに手続きが必要となることがあります。

「本社で届出をしているから大丈夫」と思っていたものの、実は支店分が未提出だったというケースもあります。
複数拠点がある会社では、事業場ごとの管理になっているかを一度確認しておきたいところです。

36協定の「協定書」と「協定届」の違いとは？

36協定に関する実務で、よく混同されるのが協定書と協定届です。
名前が似ているため同じものと思われがちですが、役割は異なります。

協定書とは

協定書は、会社と労働者代表との間で、時間外労働や休日労働について合意した内容を記録する書面です。
つまり、労使間で正式に取り決めをしたことを示す書類です。

協定書には必ずしも決まった書式があるわけではなく、必要事項が記載されていれば会社独自の様式でも構いません。

協定届とは

一方、協定届は、労働基準監督署へ提出するための届出書類です。
36協定を適法に運用するためには、労使間で協定を結ぶだけでなく、その内容を所轄の労基署へ届け出る必要があります。

違いを簡単にいうと

簡単に整理すると、次のようになります。

• 協定書：労使で合意した内容を残す書類

• 協定届：労働基準監督署へ提出する書類

この違いを理解しておくと、書類作成時のミスを防ぎやすくなります。

36協定の協定届を協定書として兼用することはできる？

実務上は、36協定の協定届をそのまま協定書として兼用するケースも多くあります。
書類を一本化できるため、事務負担を減らしやすいというメリットがあります。

ただし、兼用する場合には、労働者代表の署名や記名押印など、協定書としての体裁が整っているかに注意が必要です。
「届出はしたが、協定書としての証拠が不十分」という状態にならないよう、締結と届出の両面を意識しておくことが大切です。

36協定に記載する主な内容

36協定には、主に次のような事項を記載します。

• 時間外労働や休日労働が必要となる理由

• 対象業務の範囲

• 対象となる労働者数

• 延長できる時間数

• 休日労働を行わせる場合の内容

• 協定の有効期間

特に、対象業務や延長時間については、実態に合った内容になっているかが重要です。
前年の内容をそのまま使うのではなく、現在の働き方や業務量に合っているかを見直すことが望ましいでしょう。

36協定を締結すれば、どれだけでも残業できるわけではない

36協定を締結したからといって、無制限に残業をさせられるわけではありません。
時間外労働には法律上の上限があり、原則として月45時間・年360時間とされています。

繁忙期などにこの上限を超える可能性がある場合には、特別条項付き36協定を検討することになります。
ただし、特別条項も自由に使えるものではなく、臨時的な特別の事情が必要であり、上限規制も設けられています。

36協定の更新時には、通常条項で足りるのか、特別条項が必要なのかも含めて確認しておきたいところです。

休日労働がある会社は、その内容も確認を

法定休日に労働させる可能性がある場合には、休日労働についての定めも必要です。
ここで注意したいのは、法定休日と所定休日は同じではないという点です。

就業規則や勤務シフトとの関係で、どの日が法定休日にあたるのかがあいまいになっていると、割増賃金の計算にも影響が出る場合があります。
36協定の見直しとあわせて、休日の設定も確認しておくと安心です。

過半数代表者の選び方にも注意が必要

過半数労働組合がない会社では、労働者の過半数を代表する者を選出して36協定を締結します。
この過半数代表者の選び方も、実は非常に大切なポイントです。

会社が一方的に指名するのではなく、挙手や投票など、適切な方法で選出されている必要があります。
また、管理監督者は過半数代表者になることができません。

毎年同じ人が何となく代表になっているケースもありますが、選出方法に問題があると、36協定の有効性にも影響するおそれがあります。

36協定は届出だけでなく従業員への周知も必要

36協定は、作成して届け出れば終わりではありません。
従業員に周知することも必要です。

たとえば、次のような方法で周知を行います。

• 事業場内の見やすい場所に掲示する

• 書面を配布する

• 社内システムなどで常時確認できるようにする

届出後の運用まで含めて対応しておくことが、適切な労務管理につながります。

36協定があっても残業代の支払いは必要

36協定は、時間外労働や休日労働を適法に行うための手続きです。
そのため、36協定を締結していたとしても、割増賃金の支払い義務がなくなるわけではありません。

法定時間外労働、法定休日労働、深夜労働など、それぞれに応じた割増賃金の計算が必要です。
協定の締結・届出と、残業代の支払いは別の問題として整理しておくことが重要です。

まとめ｜4月更新前に36協定を見直しておきましょう

4月始まりで36協定を更新する会社では、毎年の定例業務として流れ作業になってしまうことも少なくありません。
しかし、実際には次のような点を確認することが大切です。

• 事業場ごとに届出が必要になっているか

• 協定書と協定届の違いを理解しているか

• 協定届を協定書として兼用する場合の記載が適切か

• 上限時間や特別条項の内容が実態に合っているか

• 過半数代表者の選出方法に問題がないか

• 届出後の周知までできているか

36協定は、単なる提出書類ではなく、会社の労務管理の基本となる重要な手続きです。
4月更新を迎えるこのタイミングで、一度内容を見直してみてはいかがでしょうか。

当事務所では、36協定の作成・更新・届出のご相談のほか、就業規則との整合確認や、特別条項の検討についてもサポートしております。
自社の内容で問題がないか不安な場合は、お気軽にご相談ください。