休職期間満了後の退職手続きとは？離職票・社会保険・会社対応の実務ポイント
お知らせ
従業員が私傷病などにより休職している場合、就業規則で定めた休職期間が満了しても復職できないことがあります。
このような場合、会社はどのように対応すればよいのでしょうか。
休職期間満了後の対応では、単に「退職」と処理すればよいわけではありません。就業規則の規定、本人の体調、診断書の内容、復職可否の判断、退職日、離職票の離職理由、社会保険・雇用保険の資格喪失手続きなど、確認すべき事項が多くあります。
対応を誤ると、退職の有効性や離職理由をめぐって、従業員とのトラブルに発展する可能性もあります。
この記事では、休職期間満了後に復職できない場合の会社対応、離職票、社会保険・雇用保険手続きの実務ポイントを解説します。
1. 休職期間満了後は「自然退職」になるのか
休職期間満了後に復職できない場合、就業規則に「休職期間が満了しても復職できないときは退職とする」などの規定がある会社では、一般的に自然退職・当然退職として処理することがあります。
ただし、休職期間が満了したからといって、自動的にどの会社でも退職扱いにできるわけではありません。
重要なのは、まず就業規則に次のような規定があるかどうかです。
・休職制度の対象者
・休職期間
・休職期間中の取扱い
・復職の判断方法
・診断書の提出
・産業医面談の有無
・休職期間満了時の取扱い
・復職できない場合の退職日
就業規則に明確な規定がない場合、休職期間満了による退職処理は慎重に進める必要があります。
また、就業規則に規定があっても、本人の状態確認や復職可否の判断を十分に行わないまま退職処理を進めると、後日トラブルになる可能性があります。
2. 復職できるかどうかの確認が重要
休職期間満了が近づいたら、会社は本人に対して、復職の意思や体調の状況を確認します。
実務上は、次のような対応を行います。
・本人に休職期間満了日を通知する
・復職を希望するか確認する
・主治医の診断書の提出を求める
・必要に応じて産業医面談を行う
・従前の業務に復帰できるか確認する
・短時間勤務や配置転換の可否を検討する
・会社として復職可否を判断する
特にメンタル不調による休職の場合、本人が「復職したい」と希望していても、実際に業務に耐えられる状態かどうかを慎重に判断する必要があります。
厚生労働省は、メンタルヘルス不調により休業した労働者の職場復帰支援について、事業場向けの手引きを公表しています。職場復帰の判断では、主治医の意見だけでなく、会社の業務内容や職場環境を踏まえた対応が重要です。
なお、上記の引用は協会けんぽ任意継続の情報でした。メンタルヘルス復職支援については、記事公開時に厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」等の公式資料を確認してリンクを差し替えるとよいです。
3. 休職期間満了前に会社が行うべき通知
休職期間満了による退職トラブルを防ぐためには、満了日直前になって突然連絡するのではなく、一定期間前から本人に通知しておくことが大切です。
たとえば、次のような内容を文書で案内します。
・現在の休職期間
・休職期間満了日
・復職を希望する場合の手続き
・診断書の提出期限
・会社が復職可否を判断すること
・復職できない場合の取扱い
・退職となる場合の退職日
・社会保険・雇用保険の手続き
このような通知を行うことで、会社と従業員の認識違いを防ぎやすくなります。
また、電話だけでなく、書面やメールなど、後から確認できる方法で記録を残すことが重要です。
4. 退職日・資格喪失日の考え方
休職期間満了により退職となる場合、退職日は就業規則の規定に従って判断します。
たとえば、就業規則に「休職期間が満了しても復職できないときは、休職期間満了日をもって退職とする」と定めている場合、休職期間満了日が退職日となります。
この場合、社会保険や雇用保険では、原則として退職日の翌日が資格喪失日になります。
たとえば、5月31日が退職日の場合、資格喪失日は6月1日です。
日本年金機構でも、3月31日付けで退職した場合、資格喪失日は4月1日になる例を示しており、健康保険・厚生年金保険の資格喪失届は事実発生から5日以内に提出するとされています。
5. 社会保険の資格喪失手続き
休職期間満了により退職となった場合、社会保険に加入している従業員については、健康保険・厚生年金保険の資格喪失手続きが必要です。
会社が行う主な手続きは、次のとおりです。
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出
・健康保険証の回収
・資格確認書がある場合の回収
・70歳以上被用者の場合の不該当届の確認
・退職月の社会保険料控除の確認
・本人への退職後の健康保険の案内
健康保険・厚生年金保険の資格喪失届は、事業主が日本年金機構へ提出します。提出時期は、事実発生から5日以内です。
退職後の健康保険については、本人が次のいずれかを選択することになります。
・健康保険の任意継続
・国民健康保険への加入
・家族の健康保険の被扶養者になる
・転職先の健康保険に加入する
協会けんぽの任意継続を希望する場合は、退職日の翌日から20日以内に「健康保険任意継続被保険者資格取得申出書」を提出する必要があります。郵送の場合は20日以内必着とされています。
会社としては、退職者に対して、退職後の健康保険の選択肢を案内しておくと親切です。
6. 雇用保険の資格喪失届と離職票
休職期間満了により退職となった従業員が雇用保険の被保険者である場合、会社は雇用保険被保険者資格喪失届を提出します。
離職票の交付を希望する場合には、雇用保険被保険者離職証明書もあわせて提出します。
厚生労働省の資料では、事業主は、被保険者が離職により被保険者でなくなったとき、資格喪失届に離職証明書を添えて提出し、資格喪失届は労働者が離職した翌々日から10日以内に公共職業安定所へ提出しなければならないとされています。
離職票を作成する際には、次の内容を確認します。
・離職年月日
・離職理由
・賃金支払状況
・被保険者期間
・休職期間中の賃金の有無
・傷病手当金を受給していたか
・出勤日数・賃金支払基礎日数
・本人が離職票を希望するか
休職期間中に給与が支払われていない場合、離職証明書の賃金欄の記載や被保険者期間の確認で迷うことがあります。
また、休職期間満了による退職は、離職理由の記載も慎重に行う必要があります。
7. 離職理由の記載に注意
休職期間満了後の退職では、離職票の離職理由をどのように記載するかが重要です。
会社としては「休職期間満了による退職」と考えていても、本人が「病気で働けなかった」「会社都合ではないのか」「退職したくなかった」と感じている場合、離職理由について認識が食い違うことがあります。
離職理由は、失業等給付の受給資格、給付日数、給付制限の有無などに影響するため、適正に記載する必要があります。厚生労働省の離職証明書の注意書きでも、資格喪失届および離職証明書の記載内容に基づいて、失業等給付の受給資格、給付日額、所定給付日数、給付制限の有無等が判断されるとされています。
そのため、会社は次の資料を整理しておくとよいでしょう。
就業規則の休職規定
休職命令書・休職通知書
休職期間満了の通知
診断書
復職可否の判断資料
本人とのやり取りの記録
退職通知書
賃金台帳
出勤簿
離職票は退職者の生活に直結する重要な書類です。会社側の都合だけで記載するのではなく、事実関係に基づいて正確に作成する必要があります。
8. 最終給与・社会保険料・住民税の確認
休職期間満了による退職では、最終給与の計算にも注意が必要です。
特に、休職期間中に無給となっていた場合でも、社会保険料の本人負担分が発生していることがあります。
確認すべき項目は、次のとおりです。
・最終給与の有無
・欠勤控除
・休職中の社会保険料本人負担分
・退職月の社会保険料控除
・住民税の残額
・貸付金や立替金の有無
・会社貸与品の返却
・未使用の年次有給休暇
・退職金の有無
休職中に給与がない場合、社会保険料の本人負担分を会社が立て替えていることもあります。
この場合、退職時にどのように精算するかを本人に説明し、トラブルにならないようにする必要があります。
また、住民税については、退職時期によって普通徴収への切替や一括徴収の対応が必要になる場合があります。
9. 傷病手当金を受給している場合の注意点
私傷病休職中の従業員が健康保険の傷病手当金を受給している場合、退職後の取扱いにも注意が必要です。
一定の要件を満たす場合、退職後も傷病手当金を継続して受給できることがあります。
会社としては、退職後に本人が健康保険や傷病手当金について確認できるよう、必要に応じて協会けんぽや健康保険組合への相談を案内するとよいでしょう。
また、会社が証明する期間については、賃金支払状況や出勤状況を正確に記載する必要があります。
10. 会社がトラブルを防ぐために整備すべきこと
休職期間満了後の退職手続きでトラブルを防ぐには、日頃から就業規則や社内手続きを整備しておくことが重要です。
特に、次の点は見直しておくべきです。
・休職制度の対象者
・休職期間の長さ
・休職期間の通算規定
・復職の申出期限
・診断書の提出義務
・会社指定医・産業医面談の規定
・復職可否の判断基準
・試し出勤・リハビリ勤務の取扱い
・休職期間満了時の自然退職規定
・休職中の社会保険料の精算方法
・休職中の連絡方法
・退職後の書類交付方法
これらの規定が曖昧なままだと、休職者が発生したときに会社が対応に迷うことになります。
特にメンタル不調による休職では、復職可否の判断や本人との連絡方法を誤ると、紛争化しやすくなります。
11. 顧問社労士に相談するメリット
休職期間満了後の退職手続きは、単なる退職処理ではありません。
就業規則、復職判断、離職票、社会保険、雇用保険、傷病手当金、最終給与、住民税など、複数の実務が関係します。
顧問社労士がいることで、次のような相談を継続的に行うことができます。
・休職期間満了前の通知文書の作成
・復職可否判断の進め方
・診断書の確認ポイント
・産業医面談の進め方
・自然退職処理の可否
・離職票の離職理由の確認
・社会保険・雇用保険の資格喪失手続き
・休職中の社会保険料精算
・就業規則の休職規定の見直し
・メンタル不調者対応の社内ルール整備
休職者対応は、問題が起きてから慌てて対応するよりも、事前にルールを整えておくことが重要です。
顧問契約を結んでおくことで、会社の実情を理解した社労士に継続的に相談でき、トラブルを未然に防ぎやすくなります。
まとめ｜休職期間満了後の退職手続きは慎重な対応が必要です
休職期間が満了しても従業員が復職できない場合、会社は就業規則に基づき、自然退職や退職手続きを進めることがあります。
しかし、休職期間満了後の対応では、復職可否の確認、本人への通知、診断書の確認、退職日の判断、離職票の作成、社会保険・雇用保険の資格喪失手続きなど、多くの実務が関係します。
特に、離職票の離職理由や社会保険料の精算、傷病手当金の取扱いについては、従業員との認識違いがトラブルにつながることがあります。
当事務所では、休職者対応、休職期間満了後の退職手続き、離職票の作成、社会保険・雇用保険手続き、就業規則の見直しについてサポートしています。
休職者への対応でお困りの場合や、休職規定を整備したい場合は、早めに社会保険労務士へご相談ください。
