雇用契約書の「作成・締結・管理」をまるごと解決
お知らせ
雇用契約書の「作成・締結・管理」をまるごと解決
「有期雇用契約の雇用契約書が、無期転換ルールと扶養認定の両方を左右する」当事務所の前回の記事でそのリスクをお伝えしました。
では、実際にどう対応すればよいのか。答えはシンプルです。
「雇用契約書を正確に作り、更新のたびに確実に締結し、その記録をいつでも取り出せる状態にしておく」。これを、手間なく続けられる仕組みにすることです。
当事務所では、このニーズにお応えするため、雇用契約書の電子管理・電子署名システム を顧問先企業様向けサービスとして導入します。
1．こんな課題を抱えていませんか？
パートタイマーや契約社員を雇用している事業主の方から、よくこのようなご相談をいただきます。
よくあるお悩み
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これらはすべて、「雇用契約書の作成・締結・管理が属人的なアナログ運用になっている」ことから生じる問題です。雇用契約書の電子管理・電子署名システムの導入でまとめて解決できます。
2．雇用契約書の電子管理・電子署名システムでできること
① 雇用契約書・労働条件通知書の作成を効率化
設問形式または表形式で、各従業員に合わせた雇用契約書・労働条件通知書を短時間で作成できます。過去の契約書をコピーして編集する機能もあるため、毎回ゼロから作成する手間がありません。
2024年4月から義務化された「変更の範囲の明示・無期転換申込機会の明示・無期転換後の労働条件の明示」も、契約書の記載事項として漏れなく対応できます。
② 電子サインでペーパーレス締結
従業員はスマートフォンから契約書を確認し、電子サインで締結できます。印刷・押印・郵送の手間が不要になり、遠隔地の従業員やパートタイマーへの対応もスムーズです。
締結までの承認プロセス（上長確認→本人署名）もシステム内で完結するため、「差し戻し」や「未返送」の管理が不要になります。
③ 締結済み契約書の一元管理・検索
締結済みの過去の契約書はシステム内に蓄積され、いつでも検索・閲覧できます。
2026年4月以降、保険者（協会けんぽ・健康保険組合）が被扶養者認定の際に「最新の労働条件通知書の提出」を求める場面が増えます。このとき、最新の締結済み書類をすぐに取り出せる体制が整っているかどうかは、実務上の大きな差となります。
④ 契約更新時期のアラート管理
ダッシュボードに更新スケジュールが表示され、更新間近の従業員の契約書が一目でわかります。有期雇用労働者の契約更新漏れ・無期転換申込権の発生見落としを防ぐことができます。
| 機能 | 解決できる課題 |
|---|---|
| 契約書の効率作成（設問・表形式） | 毎回の作成時間を大幅短縮。記載もれのリスク低減 |
| 電子サイン締結 | 印刷・郵送・押印の廃止。スマホから即時対応 |
| 締結履歴の一元管理 | 最新書類の即時提出が可能に（扶養認定対応） |
| 更新スケジュール管理 | 契約更新・無期転換申込権の見落とし防止 |
| 従業員情報の収集 | 入退社情報の共有・人事担当とのリアルタイム連携 |
3．岩元事務所だからできる「ワンストップ対応」
雇用契約書の管理をシステム化するうえで、あわせてご活用いただきたいのが当事務所の専門家サービスです。
| 当事務所のサポート体制
行政書士として ─ 雇用契約書の作成 雇用契約書・労働条件通知書は「権利義務に関する書類」であり、その作成は行政書士の業務範囲です。
社会保険労務士として ─ 労務管理のアドバイス 適法な雇用契約書ができても、それを運用する労務管理体制が整っていなければ意味がありません。社労士として、以下のサポートを提供します。
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「契約書を作る専門家」と「労務管理をアドバイスする専門家」が同じ事務所にいることで、書面整備から運用サポートまでを一貫してお任せいただけます。顧問弁護士・税理士と複数の専門家に相談を振り分ける手間がありません。
4．こんな会社に特におすすめです
- パートタイマー・契約社員を5名以上雇用している
- 有期雇用の契約更新をExcelや紙台帳で管理している
- 雇用契約書を更新しないまま条件変更（時給改定・手当追加等）をしている
- 通算5年に近い有期雇用従業員がいる
- 扶養範囲内で働くパート従業員が複数いる
- 入退社・条件変更のたびに社労士との情報共有に時間がかかっている
5．ご利用の流れ
| STEP 1 お問い合わせ・ヒアリング
現在の雇用契約書の管理状況・従業員数・有期雇用者の状況を確認します。 STEP 2 契約書内容の整備（行政書士業務） 既存の雇用契約書を点検し、2024年改正・無期転換対応・同一労働同一賃金対応の観点から必要な修正・追加を行います。 STEP 3 雇用契約書の電子管理・電子署名システムのデータ登録・初期設定 従業員情報・契約書テンプレートを雇用契約書の電子管理・電子署名システムに登録します。過去の契約書もアップロードして移行できます。 STEP 4 電子締結の開始 次回の契約更新から電子サインでの締結に切り替えます。従業員へのスマホ操作の案内も当事務所がサポートします。 STEP 5 継続的な労務管理サポート（社労士業務） 契約更新時のアラート確認・無期転換の申込権発生時の対応・扶養認定手続きのサポートを継続的に提供します。 |
まとめ
2024年・2026年の法改正への対応において、「雇用契約書をいつでも正確に、すぐに出せる状態にしておくこと」は、労務管理における最重要課題の一つとなっています。
雇用契約書の電子管理・電子署名システムの導入と当事務所のサポートを組み合わせることで、契約書の作成から締結・管理・更新アラートまでをワンストップで整備できます。
